4 เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ

ในปัจจุบันเราใช้การสื่อสารผ่านอินเทอร์เน็ตกันมากขึ้น โดยหนึ่งในช่องทางที่เราใช้ในการติดต่อสื่อสารกันนั่นก็คือ “อีเมล” ซึ่งหลายครั้งการส่งอีเมลก็จำเป็นจะต้องใช้ภาษาที่สุภาพและค่อนข้างเป็นทางการ และเขียนเป็นภาษาอังกฤษ ทำให้หลายคนอาจไม่รู้ว่าควรจะเขียนออกมาอย่างไรดี? วันนี้เราจึงมี 4 เทคนิคสำหรับการเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษให้ดูดีและดูสุภาพมาฝากกันค่ะ

เริ่มด้วยการทักทาย

สิ่งสำคัญในการเขียนอีเมลนั้น เราควรจะเริ่มต้นด้วยการทักทาย เพราะการทักทายเป็นสิ่งสำคัญมากและถือเป็นมารยาทสำคัญที่จะทำให้ผู้รับรู้สึกประทับใจ โดยคำทักทายในอีเมลก็สามารถใช้เป็นคำพื้นฐานได้เลย เป็นคำสั้นๆง่ายๆ เช่น Dear ตามด้วยชื่อผู้รับ และหากจะให้ดูเป็นทางการมากยิ่งขึ้นก็ควรใช้นามสกุลของผู้ที่เราต้องการจะติดต่อ เช่น Dear Mr. Smith ในกรณีที่เราไม่ทราบชื่อของผู้ติดต่อเราสามารถใช้คำทักทายแบบกว้างๆ อย่าง Dear Sir/Madam หรือ To whom it may concern ได้เช่นกัน แต่หากเป็นการติดต่อกับคนที่ค่อนข้างสนิท ก็สามารถใช้คำว่า Hi Sam ก็ได้เช่นกัน

บอกจุดประสงค์ในการติดต่อ

การเขียนอีเมลนั้นไม่ควรจะเขียนยาวเกินไป ดังนั้นควรจะบอกถึงจุดประสงค์ในการติดต่อของเรา โดยสามารถเริ่มการบอกถึงจุดประสงค์ได้จากประโยคพื้นฐาน เช่น I am writing to inquire about… (ฉันเขียนติดต่อมาเพื่อต้องการสอบถามเกี่ยวกับเรื่อง…) หรือ I am writing in reference to… (ฉันเขียนมาเนื่องจากว่า….) และการเขียนจุดประสงค์นั้นเราควรจะเขียนอย่างสั้น ชัดเจน และไม่คลุมเครือ เพื่อไม่เนื้อหาในอีเมลนั้นยาวและสื่อสารได้เข้าใจตรงกัน

เลือกประโยคจบให้ดูดี

การจะเขียนอีเมลให้ดีนั้น การจบด้วยประโยคดีๆ ก็ช่วยได้เป็นอย่างมาก เช่นเป็นการขอบคุณผู้ที่เราติดต่อด้วย อย่างเช่น Thank you for your patience and cooperation (ขอบคุณสำหรับความอดทนและความร่วมมือ) หรือ Thank you for your attention (ขอบคุณสำหรับความใส่ใจของคุณ) และจากนั้นอาจต่อ I look forward to hearing from you/ I am looking forward to hearing from you (ฉันตั้งหน้าตั้งตารอการติดต่อจากคุณ) เพื่อเป็นการสานสัมพันธ์ที่ดีด้วยก็ได้

การลงท้ายอีเมล

ขั้นตอนสุดท้ายสำหรับการเขียนอีเมลที่ขาดไม่ได้นั่นก็คือ การกล่าวคำลงท้ายและตามด้วยชื่อของเรา สำหรับคำลงท้ายที่ใช้บ่อยๆ เช่น Best regards, Sincerely, และ Thank you โดยให้หลีกเลี่ยงที่จะใช้คำว่า Best wishes หรือ Cheers กับผู้ใหญ่หรือคนที่เราไม่ได้สนิท

สุดท้ายสิ่งสำคัญเมื่อเขียนอีเมลจบแล้ว ให้ตรวจตราสิ่งที่เราเขียนมาทั้งหมดว่าเนื้อหาครบถ้วนไหม คำศัพท์และประโยคว่าสะกดถูกต้องไหม ชื่อผู้ส่งและอีเมลถูกต้องไหม เพื่อให้อีเมลของที่จะส่งไปนั้นสมบูรณ์แบบและดูสุภาพอีกด้วย

ขอบคุณข้อมูลจาก

: https://www.dailyenglish.in.th/how-to-write-professional-email/

ขอบคุณรูปภาพจาก

: https://www.fluentu.com/blog/english-thai/